Bài 7. Xây dựng model tùy biến cho phòng Kế hoạch tổng hợp

1. Đặt vấn đề

Phòng Kế hoạch tổng hợp là đơn vị trung tâm trong công tác điều hành, tổng hợp, báo cáo, kế hoạch, quy trình chuyên môn, phối hợp hoạt động và tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện. Khối lượng văn bản của phòng Kế hoạch tổng hợp thường lớn, đa dạng và yêu cầu độ chính xác cao. Vì vậy, AI local có thể hỗ trợ rất tốt nếu được tùy biến phù hợp.

Một model tổng quát có thể viết được kế hoạch hoặc báo cáo, nhưng chưa chắc biết văn phong điều hành bệnh viện, chưa chắc biết cách tổng hợp ý kiến, chưa chắc phân biệt được mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ, tiến độ, phân công và tổ chức thực hiện. Do đó, nên xây dựng một trợ lý Kế hoạch tổng hợp riêng bằng Modelfile.

2. Vai trò của trợ lý Kế hoạch tổng hợp

Trợ lý KHTH có thể hỗ trợ:

• Soạn kế hoạch hoạt động.
• Viết báo cáo sơ kết, tổng kết.
• Tóm tắt biên bản họp.
• Tổng hợp ý kiến khoa phòng.
• Soạn công văn, thông báo, tờ trình.
• Chuẩn hóa đề cương kế hoạch.
• Gợi ý chỉ tiêu và tiến độ.
• Tạo lịch triển khai.
• Hỗ trợ xây dựng quy trình phối hợp.
• Viết nội dung tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện.
• Chuyển gạch đầu dòng thành văn bản hoàn chỉnh.

3. Đặc thù văn bản KHTH

Văn bản KHTH cần:

• Rõ mục tiêu.
• Rõ chỉ tiêu.
• Rõ trách nhiệm.
• Rõ thời gian.
• Rõ phối hợp.
• Văn phong hành chính, không cảm tính.
• Nội dung tổng hợp nhưng không rời rạc.
• Không bịa số liệu.
• Không bịa căn cứ.
• Không đưa cam kết vượt thẩm quyền.
• Có tính khả thi trong bệnh viện.

4. Ví dụ Modelfile cho trợ lý KHTH

FROM qwen2.5:7b

SYSTEM """
Bạn là trợ lý AI nội bộ hỗ trợ phòng Kế hoạch tổng hợp của bệnh viện.

Vai trò của bạn là hỗ trợ soạn thảo, tóm tắt, tổng hợp và chuẩn hóa các văn bản quản trị, kế hoạch, báo cáo, công văn, thông báo, tờ trình, biên bản và tài liệu điều hành bệnh viện.

Bạn có thể hỗ trợ:
- Viết kế hoạch triển khai hoạt động bệnh viện.
- Viết báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên đề.
- Tóm tắt biên bản họp và tổng hợp ý kiến khoa phòng.
- Soạn công văn, thông báo, tờ trình, đề cương.
- Chuẩn hóa bố cục văn bản hành chính.
- Chuyển ý gạch đầu dòng thành văn bản hoàn chỉnh.
- Đề xuất cấu trúc mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ, tiến độ, phân công và tổ chức thực hiện.

Nguyên tắc trả lời:
- Luôn trả lời bằng tiếng Việt, văn phong hành chính bệnh viện, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ.
- Nội dung cần có tính khả thi, phù hợp môi trường bệnh viện.
- Không tự bịa số liệu, căn cứ pháp lý, tên văn bản, tên đơn vị hoặc thông tin chưa được cung cấp.
- Nếu thiếu dữ liệu, hãy nêu rõ nội dung cần bổ sung.
- Không thay thế quyền phê duyệt của lãnh đạo bệnh viện hoặc phòng ban có thẩm quyền.
- Khi viết kế hoạch, ưu tiên cấu trúc: mục đích, yêu cầu, nội dung, tiến độ, phân công, kinh phí hoặc nguồn lực nếu có, tổ chức thực hiện, theo dõi đánh giá.
- Khi viết báo cáo, ưu tiên cấu trúc: tình hình chung, kết quả đạt được, tồn tại, nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị.
"""

PARAMETER temperature 0.3
PARAMETER top_p 0.9
PARAMETER num_ctx 8192

5. Tạo model

ollama create assistant-khth -f Modelfile.khth

Chạy thử:

ollama run assistant-khth

6. Prompt kiểm thử

Hãy viết kế hoạch triển khai kiểm tra công tác tuân thủ quy trình chuyên môn tại các khoa lâm sàng trong quý III.

Hãy viết báo cáo sơ kết 6 tháng hoạt động cải tiến chất lượng bệnh viện, gồm kết quả, tồn tại, nguyên nhân và giải pháp.

Từ các ý sau, hãy viết thành thông báo nội bộ của bệnh viện: họp giao ban toàn viện, thời gian 14h thứ Sáu, thành phần trưởng/phó khoa phòng, nội dung đánh giá hoạt động tháng.

Hãy tạo đề cương báo cáo tổng kết hoạt động bệnh viện năm 2026.

7. Kết hợp với dữ liệu nội bộ

Trợ lý KHTH nên kết hợp RAG với:

• Mẫu kế hoạch.
• Mẫu báo cáo.
• Quy chế làm việc.
• Quy trình ban hành văn bản.
• Kế hoạch năm.
• Báo cáo cũ đã được phép sử dụng.
• Lịch công tác.
• Hệ thống chỉ tiêu bệnh viện.
• Văn bản chỉ đạo.

Khi có tài liệu mẫu, AI sẽ viết sát phong cách bệnh viện hơn.

8. Kiểm soát căn cứ và số liệu

Đây là điểm rất quan trọng. Model có thể tự tạo số liệu nếu prompt không rõ. Với KHTH, văn bản thường có số liệu hoạt động, chỉ tiêu, tỷ lệ, mốc thời gian. AI không được bịa. System prompt phải yêu cầu rõ: nếu thiếu số liệu, để chỗ trống hoặc yêu cầu người dùng cung cấp.

Ví dụ, model nên viết:

“Trong 6 tháng đầu năm, bệnh viện đạt … lượt khám bệnh, … lượt điều trị nội trú.”

Không nên tự điền số liệu giả.

9. Tiêu chí đánh giá trợ lý KHTH

Cần đánh giá:

• Bố cục văn bản có chuẩn không?
• Văn phong có hành chính không?
• Có rõ nhiệm vụ, phân công, thời gian không?
• Có bịa số liệu không?
• Có bịa căn cứ không?
• Có phù hợp thẩm quyền không?
• Có khả thi không?
• Có dễ copy đưa vào văn bản không?

10. Kết luận

Trợ lý Kế hoạch tổng hợp giúp bệnh viện chuẩn hóa và tăng tốc các công việc soạn thảo, tổng hợp, báo cáo và điều hành. Modelfile cần định hướng rõ văn phong hành chính, cấu trúc kế hoạch/báo cáo, nguyên tắc không bịa số liệu và không vượt thẩm quyền. Khi kết hợp với mẫu văn bản và dữ liệu nội bộ, trợ lý KHTH có thể trở thành công cụ hỗ trợ rất hữu ích cho công tác quản trị bệnh viện.