Giúp Project không chỉ “làm được” mà còn “dễ tìm, dễ dùng lại, dễ chia sẻ”
Tạo được một Project hiệu quả là bước đầu quan trọng, nhưng nếu không có cách lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ hợp lý, bạn sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng:
“GPT rất giỏi, nhưng tôi không nhớ nó nằm ở đâu” hoặc “Người khác không dùng lại được kết quả tôi đã làm”.
Bài này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý Project một cách khoa học, để tối ưu hiệu quả cá nhân và hỗ trợ cộng tác nội bộ.
🏷️ 1. Đặt tên dễ tìm: rõ ràng – thống nhất – có cấu trúc
Một tên Project tốt nên thể hiện được:
Đơn vị phụ trách (nếu làm việc trong bệnh viện)
Mục tiêu công việc
Thời gian thực hiện (nếu liên quan đến kế hoạch định kỳ)
📌 Cấu trúc gợi ý:
📌 Ví dụ:
[QLCL] SOPPs tiếp nhận bệnh nhân cấp cứu – 04/2025[KHTH] Báo cáo họp giao ban – Tuần 15[ĐD] Đào tạo chăm sóc sau mổ – Bài 3
👉 Lưu ý: Bạn có thể đặt emoji trước tên để phân biệt loại Project (📋 SOPPs, 📊 Báo cáo, 📚 Đào tạo…)
🗂️ 2. Tạo thư mục theo khoa/phòng hoặc chủ đề để dễ quản lý
Hiện ChatGPT chưa hỗ trợ tạo thư mục Project chính thức, nhưng bạn có thể:
Sử dụng cấu trúc đặt tên nhất quán để phân nhóm theo đơn vị hoặc chủ đề
Sử dụng Notion, Google Drive hoặc phần mềm quản lý nội bộ để lưu các liên kết hoặc nội dung copy từ Project
📌 Ví dụ nhóm chủ đề:
📂 SOPPs bệnh viện
[KKB] SOPPs tiếp nhận bệnh nhân[HSCC] SOPPs xử trí ngưng tuần hoàn
📂 Đào tạo nội bộ
[ĐD] Slide huấn luyện kiểm soát nhiễm khuẩn[CNKT] Hướng dẫn sử dụng thiết bị mới
🤝 3. Cách chia sẻ nội dung Project cho đồng nghiệp
Hiện tại, ChatGPT chưa cho phép chia sẻ Project trực tiếp, nhưng bạn có thể:
Copy toàn bộ nội dung từ khung chat hoặc từng phiên làm việc
Dán vào file Word, Google Docs, Notion hoặc Zalo/Email nội bộ
Lưu lại thành file .md hoặc .txt nếu muốn chia sẻ dưới dạng tài liệu kỹ thuật
📌 Gợi ý chia sẻ nội dung Project:
Sau mỗi phiên làm việc quan trọng, bạn nên xuất nội dung ra file lưu trữ
Gắn link (hoặc mã QR) lên hệ thống quản lý chất lượng, đào tạo, hoặc bảng tin khoa/phòng
📌 Mẹo nhỏ:
| Tình huống | Gợi ý chia sẻ |
|---|---|
| Viết SOPPs | Lưu thành file Word, chia cho người kiểm duyệt |
| Đào tạo nội bộ | Xuất sang PowerPoint hoặc chia sẻ dưới dạng “tài liệu học tập” |
| Cải tiến chất lượng | Gộp nhiều phiên GPT lại thành báo cáo tiến độ |
✅ Tóm lại:
Đặt tên rõ ràng giúp bạn và cả nhóm dễ tìm, dễ nhận diện
Phân loại hợp lý giúp quản lý số lượng Project lớn mà không rối
Chia sẻ hiệu quả giúp kết quả làm việc với GPT trở thành tài sản tập thể, không chỉ cá nhân
- Đăng nhập để gửi ý kiến
