Bài 6. Model dùng cho văn bản hành chính bệnh viện

1. Đặt vấn đề

Văn bản hành chính là một trong những nhóm ứng dụng sớm và thực tế nhất của AI local trong bệnh viện. Bệnh viện hằng ngày phải soạn nhiều loại văn bản: kế hoạch, báo cáo, công văn, thông báo, quy chế, quy định, quy trình, biên bản, tờ trình, đề án, tài liệu đào tạo và nội dung truyền thông. Những công việc này tốn nhiều thời gian, đòi hỏi văn phong rõ ràng, cấu trúc logic và đúng ngữ cảnh quản trị bệnh viện.

Model dùng cho văn bản hành chính bệnh viện cần có những năng lực riêng. Không chỉ viết hay, model phải viết đúng giọng hành chính, tránh phóng đại, tránh bịa căn cứ, giữ đúng thuật ngữ và có khả năng triển khai ý sâu.

2. Đặc thù văn bản hành chính bệnh viện

Văn bản hành chính bệnh viện có một số đặc thù:

• Cần bố cục rõ ràng.
• Ngôn ngữ trang trọng nhưng dễ hiểu.
• Có mục tiêu, phạm vi, căn cứ, nội dung, phân công, thời gian, trách nhiệm.
• Thường liên quan nhiều phòng ban.
• Phải tránh diễn đạt mơ hồ.
• Không được bịa số liệu hoặc căn cứ pháp lý.
• Phải phù hợp thẩm quyền.
• Cần tính khả thi.
• Nhiều nội dung liên quan quản lý chất lượng và an toàn người bệnh.

Một model viết sáng tạo quá mức có thể không phù hợp. Model cần ổn định, chặt chẽ và thận trọng.

3. Các loại văn bản cần hỗ trợ

Model có thể hỗ trợ nhiều loại văn bản:

3.1. Kế hoạch

Kế hoạch thường cần các phần: mục tiêu, yêu cầu, nội dung hoạt động, tiến độ, phân công, nguồn lực, chỉ số theo dõi và tổ chức thực hiện.

3.2. Báo cáo

Báo cáo cần tóm tắt tình hình, kết quả đạt được, tồn tại, nguyên nhân, giải pháp và kiến nghị.

3.3. Quy trình

Quy trình cần mục đích, phạm vi, trách nhiệm, định nghĩa, nội dung các bước, biểu mẫu, giám sát và lưu hồ sơ.

3.4. Quy định/quy chế

Cần tính chặt chẽ, rõ thẩm quyền, phạm vi áp dụng và trách nhiệm các bên.

3.5. Thông báo/công văn

Cần ngắn gọn, rõ việc, rõ đối tượng, rõ thời gian và yêu cầu thực hiện.

3.6. Biên bản

Cần ghi nhận đầy đủ thành phần, nội dung, kết luận, phân công và thời hạn.

4. Tiêu chí chọn model cho văn bản hành chính

Model phù hợp cần:

• Viết tiếng Việt tốt.
• Văn phong chuyên nghiệp.
• Biết cấu trúc văn bản hành chính.
• Không dùng câu văn quá quảng cáo.
• Biết triển khai ý theo mục.
• Giữ mạch logic.
• Ít lặp ý.
• Không bịa căn cứ.
• Không bịa số liệu.
• Có thể viết dài.
• Có thể chỉnh sửa theo yêu cầu.
• Có thể chuyển bullet thành văn bản hoàn chỉnh.
• Có thể viết theo vai trò bệnh viện.

5. Prompt quan trọng không kém model

Ngay cả model tốt cũng cần prompt rõ. Ví dụ, khi yêu cầu viết kế hoạch, nên cung cấp:

• Loại văn bản.
• Chủ đề.
• Bối cảnh bệnh viện.
• Mục tiêu.
• Đối tượng áp dụng.
• Phòng ban liên quan.
• Yêu cầu văn phong.
• Độ dài.
• Các phần bắt buộc.
• Những nội dung không được bịa.

Prompt càng rõ, kết quả càng tốt.

6. Model hành chính không cần quá sáng tạo

Với văn bản hành chính, temperature nên thấp hoặc vừa. Mục tiêu là ổn định, rõ ràng, đúng cấu trúc. Không cần model quá sáng tạo. Sáng tạo quá mức có thể làm văn bản xa thực tế hoặc thêm nội dung không có căn cứ.

7. Kết hợp RAG với văn bản hành chính

Nếu văn bản cần dựa trên quy trình, quy định hoặc mẫu nội bộ, nên kết hợp RAG. Ví dụ, viết quy trình mới nên đưa các quy trình mẫu, biểu mẫu và quy định liên quan vào ngữ cảnh. Model sẽ viết sát phong cách bệnh viện hơn.

RAG giúp:

• Bám mẫu nội bộ.
• Dùng thuật ngữ thống nhất.
• Tránh thiếu phần.
• Tham chiếu đúng quy định.
• Giảm bịa nội dung.

8. Kiểm tra đầu ra

Mọi văn bản AI tạo ra phải được kiểm tra:

• Căn cứ có thật không.
• Số liệu có đúng không.
• Phòng ban có đúng tên không.
• Thẩm quyền có phù hợp không.
• Nội dung có khả thi không.
• Có thông tin nhạy cảm không.
• Có lỗi thuật ngữ không.
• Văn phong có phù hợp không.

AI nên tạo bản nháp, không ban hành thay người.

9. Bộ test model hành chính

Bệnh viện nên dùng các đề bài:

• Viết kế hoạch cải tiến chất lượng.
• Viết thông báo triển khai khảo sát hài lòng.
• Viết báo cáo tổng kết 6 tháng.
• Viết quy trình tiếp nhận phản ánh.
• Viết biên bản họp hội đồng chất lượng.
• Viết đề cương đào tạo an toàn người bệnh.
• Viết công văn nhắc nhở thực hiện 5S.

So sánh model theo độ rõ, độ sâu, văn phong, cấu trúc và mức độ bịa.

10. Kết luận

Model dùng cho văn bản hành chính bệnh viện cần mạnh về tiếng Việt, văn phong chuyên nghiệp, cấu trúc logic, khả năng viết dài và tính thận trọng. Không nhất thiết phải là model lớn nhất, nhưng phải phù hợp với văn bản bệnh viện. Kết quả AI tạo ra phải luôn được kiểm tra trước khi sử dụng chính thức.