Bài 4. Chuẩn bị tài liệu: quy trình, quy định, phác đồ, hướng dẫn, biểu mẫu

1. Đặt vấn đề

RAG chỉ tốt khi tài liệu đầu vào tốt. Nếu đưa vào hệ thống một kho tài liệu lộn xộn, nhiều bản cũ, thiếu tiêu đề, file scan mờ, biểu mẫu sai phiên bản, quy trình chưa duyệt, văn bản không rõ hiệu lực, chatbot sẽ trả lời sai hoặc gây nhầm lẫn. Vì vậy, bước chuẩn bị tài liệu là nền tảng của toàn bộ hệ thống RAG.

Trong bệnh viện, tài liệu không chỉ là file. Tài liệu còn mang tính pháp lý, chuyên môn và quản trị. Một quy trình đã ban hành khác với một bản nháp. Một phác đồ đã được hội đồng chuyên môn thông qua khác với tài liệu tham khảo. Một biểu mẫu đang hiệu lực khác với biểu mẫu cũ. RAG phải biết phân biệt.

2. Các nhóm tài liệu nên đưa vào RAG

2.1. Quy trình

Bao gồm quy trình chuyên môn, quy trình hành chính, quy trình điều dưỡng, quy trình báo cáo sự cố, quy trình phản ánh, quy trình CNTT, quy trình KSNK, quy trình xét nghiệm.

2.2. Quy định, quy chế

Bao gồm quy chế làm việc, quy định hồ sơ bệnh án, quy định giao tiếp ứng xử, quy định sử dụng phần mềm, quy định phân quyền, quy định trực.

2.3. Phác đồ, hướng dẫn chuyên môn

Chỉ nên đưa vào nếu đã được phê duyệt và có phạm vi sử dụng rõ. Đây là nhóm nhạy cảm, cần phân quyền và cảnh báo.

2.4. Biểu mẫu

Bao gồm phiếu báo cáo, bảng kiểm, mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, mẫu biên bản, mẫu khảo sát, mẫu đánh giá.

2.5. Tài liệu đào tạo

Bao gồm bài giảng, hướng dẫn nhân viên mới, tài liệu sinh hoạt chuyên môn, tài liệu an toàn người bệnh.

2.6. Văn bản pháp luật y tế

Bao gồm thông tư, nghị định, quyết định, công văn, hướng dẫn. Cần metadata hiệu lực.

3. Phân loại tài liệu trước khi đưa vào RAG

Tài liệu cần được phân loại:

• Theo lĩnh vực: QLCL, điều dưỡng, KSNK, CNTT, KHTH, dược, xét nghiệm.
• Theo loại: quy trình, quy định, biểu mẫu, hướng dẫn, phác đồ, báo cáo.
• Theo phạm vi: toàn viện, khoa/phòng, chuyên khoa.
• Theo trạng thái: bản nháp, đã ban hành, hết hiệu lực.
• Theo quyền: công khai nội bộ, hạn chế, nhạy cảm.

Không nên đưa bản nháp vào chatbot chính thức nếu người dùng có thể hiểu nhầm là quy định đã ban hành.

4. Xác định tài liệu chính thức

Cần có tiêu chí:

• Có số hiệu/mã tài liệu.
• Có ngày ban hành.
• Có người ký/phê duyệt.
• Có phiên bản.
• Có đơn vị ban hành.
• Có phạm vi áp dụng.
• Có tình trạng hiệu lực.

Nếu tài liệu thiếu các thông tin này, cần xem lại trước khi đưa vào RAG.

5. Xử lý tài liệu cũ và trùng lặp

Tài liệu cũ rất nguy hiểm. Cần:

• Xác định bản mới nhất.
• Đánh dấu bản hết hiệu lực.
• Không đưa bản cũ vào kho dùng chính thức, hoặc đưa vào nhưng metadata phải ghi rõ.
• Loại bỏ bản trùng.
• Tránh nhiều file cùng tên nhưng nội dung khác nhau.

Nếu không xử lý, chatbot có thể trộn thông tin cũ và mới.

6. Chuẩn bị biểu mẫu

Biểu mẫu thường khó xử lý vì có bảng, ô nhập, mã biểu mẫu. Cần lưu:

• Tên biểu mẫu.
• Mã biểu mẫu.
• Phiên bản.
• Mục đích sử dụng.
• Quy trình liên quan.
• Link tải file gốc.
• Ai được dùng.
• Khi nào dùng.

Chatbot có thể trả lời “dùng biểu mẫu nào” và cung cấp link, thay vì cố mô tả toàn bộ biểu mẫu.

7. Chuẩn bị phác đồ và hướng dẫn chuyên môn

Đây là nhóm cần đặc biệt thận trọng:

• Chỉ dùng bản chính thức.
• Có phân quyền.
• Có cảnh báo không thay thế quyết định chuyên môn.
• Có ngày ban hành và đơn vị phê duyệt.
• Không dùng tài liệu tham khảo chưa kiểm duyệt để trả lời như phác đồ bệnh viện.
• Không mở rộng cho người bệnh nếu chưa có kiểm soát.

8. Chuẩn bị tài liệu pháp luật

Với văn bản pháp luật, cần thêm:

• Số hiệu.
• Tên văn bản.
• Cơ quan ban hành.
• Ngày ban hành.
• Ngày hiệu lực.
• Tình trạng hiệu lực.
• Văn bản thay thế/sửa đổi.
• Lĩnh vực.
• Nguồn chính thức nếu có.

Không có metadata hiệu lực thì chatbot không nên khẳng định văn bản còn hiệu lực.

9. Chuẩn bị tài liệu theo quyền truy cập

Trước khi đưa vào RAG, cần xác định:

• Ai được xem?
• Ai được hỏi?
• Ai được tải file?
• Tài liệu có nhạy cảm không?
• Có cần ẩn danh không?
• Có được dùng để huấn luyện/test không?

Phân quyền phải gắn với metadata ngay từ đầu.

10. Kết luận

Chuẩn bị tài liệu là bước quyết định chất lượng RAG. Bệnh viện cần phân loại, xác định bản chính thức, loại bỏ bản cũ, chuẩn hóa biểu mẫu, kiểm soát phác đồ, quản lý metadata pháp luật và gắn quyền truy cập. Nếu tài liệu đầu vào không sạch và không rõ hiệu lực, RAG có thể làm tăng tốc độ lan truyền thông tin sai. Nếu tài liệu được chuẩn bị tốt, RAG sẽ trở thành nền tảng tri thức đáng tin cậy cho bệnh viện.